Tietosuojaseloste

Tämä on Naistoimittajat ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Rekisterinpitäjä

Naistoimittajat ry (”Yhdistys”)
Y-tunnus: 110425–1
www.naistoimittajat.fi

Tietosuojavastaava

Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsen-, palveluntoimittaja- ja sidosryhmärekisteri sekä verkkosivuston käyttäjärekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Yhdistyksen jäsenpalvelujen tuottaminen yhdistyksen jäsenille ja sidosryhmille. Henkilötietoja käytetään myös jäsensuhteen hoitamiseen ja jäsenkokemuksen ja palveluiden kehittämiseen.

Yhdistys ylläpitää keskitetysti yhdistyslain mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa. Yhdistyksen jäsenrekisteriin ja palvelujärjestelmiin tallentuu tietoa myös jäsenen asioinnista, palveluiden käytöstä sekä palveluita koskevasta palautteesta.

Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan jäseneltä itseltään. Palveluntoimittajan tiedot palveluntoimittajalta itseltään.
Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä.

Rekisterin tietosisältö

Jäsen-, sidosryhmä- ja palveluntuottajarekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), syntymäaika, www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan. Sidosryhmien ja palveluntuottajien yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä teknisen toteutuksen kannalta. Tällöin huolehdimme, että siirto on laillinen. Jäsenten henkilötietoja (nimi ja yhteystiedot) voidaan siirtää sidosryhmille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi (esimerkiksi yritysvierailut).

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Yhdistyksen itse tuottama ja yhdistyksen omaan toimintaan liittyvä aineisto säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi. Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin tietoa on tarpeen käsitellä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla tai tiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat säilytämme 10 vuoden ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle aihekohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että Yhdistys ei ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 20.11.2025.